第一章 总则

第一条 为适应会计档案管理要求，使会计档案管理更规范化、程序化、制度化，根据财政部《会计档案管理办法》结合《会计基础工作规范》及《会计电算化工作规范》，针对教育基金会实际工作，制订本办法。

第二条 基金会会计人员负责会计档案的管理工作。会计档案管理工作包括会计档案的整理立卷、归档保管、查阅使用和销毁等。

第三条 教育基金会应建立健全会计档案的内部控制制度，明确会计档案管理岗位的职责，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防销毁、散失和泄密。

第二章 会计档案的界定

第四条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料，是记录和反映我校经济业务的重要史料和证据。

第五条 会计档案具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿及他会计账簿。

（三）财务报告类：年度财务报告（预算、决算），包括会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告。

（四）电子会计档案：存储在计算机硬盘中的会计数据及其它磁性存储介质或光盘存储的会计数据及会计软件资料等。

第三章会计档案的归档保管

第六条教育基金会和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，将每年形成的会计档案，及时整理归档，装订成册，编制会计档案管理清单，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第七条保存会计档案资料应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性存储介质还要注意防尘、防热、防磁、防冻，要有相应的安全措施。

第八条 电子会计档案应永久保存。对存储在计算机硬盘中的会计数据要定期进行复制、备份，重要会计档案应准备双份（存放在两个不同的地点），防止由于计算机硬盘损坏，而使会计档案丢失。

第九条 机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第四章会计档案的查阅使用

第十条 会计档案原则上不得借出。如有特殊需要，应履行相关手续后，方可提供查阅或者复制，并填制《财务处会计档案查阅登记表》。

第十一条 查阅会计档案人员必须由财务处相关人员陪同。查阅过程中查阅人员不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，不得抽换。

第五章会计档案的销毁

第十二条 会计档案保管期满时，财务处应会同档案馆及时办理会计档案清理销毁工作，具体参照《东北师范大学财会档案工作规范》中的有关规定执行。

第十三条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第六章 附则

第十四条 本制度自东北师范大学教育基金会秘书长办公会议通过之日起试行。